We beschikken over veel data, maar missen één betrouwbaar overzicht

De informatie is er wel, maar staat overal

Veel organisaties hebben geen tekort aan data. Ze beschikken juist over steeds meer informatie. Over klanten, medewerkers, voertuigen, projecten, locaties, materialen, contracten, voorraden, onderhoud, planning en financiële prestaties.

Het probleem is dat deze gegevens zelden op één logische plek samenkomen. Een deel staat in bestaande bedrijfssoftware. Andere informatie wordt bijgehouden in spreadsheets. Documenten staan in verschillende mappen en voor de meest actuele status moet je soms alsnog een collega bellen of mailen.

Eén vraag kan daardoor een kleine zoektocht veroorzaken. Alle gegevens kunnen ergens beschikbaar zijn. Toch ontbreekt het overzicht om de vraag snel en betrouwbaar te beantwoorden.

Herken je deze situaties?

Misschien moeten medewerkers voor één overzicht eerst meerdere systemen openen. Vervolgens worden gegevens geëxporteerd, in Excel samengevoegd en handmatig gecontroleerd. Tegen de tijd dat het overzicht gereed is, kan een deel van de informatie alweer veranderd zijn.

Ook komt het voor dat verschillende afdelingen ieder hun eigen administratie bijhouden. De ene collega werkt vanuit een centraal systeem, terwijl een andere medewerker een eigen spreadsheet gebruikt omdat daarin aanvullende informatie kan worden vastgelegd. Daardoor ontstaan meerdere versies van de waarheid.

Andere herkenbare situaties zijn:

• rapportages moeten iedere week of maand opnieuw worden samengesteld;
• de actuele status is alleen bekend bij één specifieke medewerker;
• informatie uit verschillende systemen sluit niet goed op elkaar aan;
• medewerkers zien alleen hun eigen stukje van het proces;
• belangrijke datums of afwijkingen worden te laat opgemerkt;
• documenten en gegevens zijn lastig aan elkaar te koppelen;
• management heeft veel cijfers, maar mist overzicht op hoofdlijnen;
• wijzigingen moeten op meerdere plekken worden verwerkt.

De organisatie beschikt in feite over een flinke berg informatie, maar mist een goede manier om die informatie te ontsluiten en te gebruiken.

Van losse gegevens naar een digitale cockpit

Een traditioneel dashboard toont meestal grafieken en kengetallen. Dat kan waardevol zijn, maar niet ieder datavraagstuk vraagt om een scherm vol diagrammen.

Soms wil je vooral kunnen zoeken, filteren en doorklikken. Bijvoorbeeld van een overzicht met alle voertuigen naar één voertuig, de bijbehorende medewerker, documenten, onderhoudshistorie en contractgegevens. Daarom spreken we liever over een digitale cockpit.

Een cockpit brengt de belangrijkste informatie uit verschillende bronnen samen in één gebruiksvriendelijke omgeving. Afhankelijk van het vraagstuk kan een gebruiker bijvoorbeeld:

• gegevens doorzoeken en filteren;
• informatie per locatie, afdeling of medewerker bekijken;
• detailpagina’s openen;
• documenten raadplegen;
• afwijkingen of naderende deadlines signaleren;
• rapportages downloaden;
• informatie vergelijken;
• en vanuit het overzicht doorklikken naar de oorspronkelijke bron.

De onderliggende systemen hoeven daarvoor niet direct te verdwijnen.

Een organisatie kan bijvoorbeeld blijven werken met bestaande HR-, planning-, financiële of branchespecifieke software. De digitale cockpit haalt de relevante gegevens op en presenteert ze in één samenhangende omgeving. Zo hoeven medewerkers niet langer zelf door alle losse systemen te navigeren.

Wanneer een cockpit uitgroeit tot een portaal

Een cockpit is in eerste instantie vooral bedoeld om informatie inzichtelijk te maken. Maar soms wil je meer dan alleen kijken.

Een medewerker moet bijvoorbeeld een kilometerstand kunnen aanpassen, een document uploaden, een contract aan een voertuig koppelen of een wijziging ter goedkeuring indienen.

Op dat moment groeit de cockpit door naar een portaal of maatwerkapplicatie. Gebruikers kunnen dan niet alleen informatie bekijken, maar ook:

• gegevens toevoegen of wijzigen;
• documenten beheren;
• taken uitvoeren;
• aanvragen indienen;
• statussen aanpassen;
• goedkeuringen geven;
• opmerkingen plaatsen;
• meldingen ontvangen;
• of een workflow starten.

Daarbij kunnen verschillende gebruikers verschillende rechten krijgen.

Een medewerker ziet bijvoorbeeld alleen zijn eigen voertuig of projecten. Een teamleider ziet de volledige afdeling. De directie krijgt een totaaloverzicht en een beheerder kan gegevens aanpassen of nieuwe gebruikers toevoegen.

Zo ontstaat één centrale werkomgeving die aansluit op de verschillende rollen binnen de organisatie.

Begin niet bij het dashboard, maar bij de vraag

Een veelgemaakte fout is om eerst te bepalen welke grafieken of schermen er moeten komen. De betere eerste vraag is: “Welke informatie hebben medewerkers nodig om hun werk goed uit te voeren of een beslissing te nemen?”

Bij een wagenpark kunnen dat vragen zijn als:

• Welke voertuigen vragen de komende drie maanden aandacht?
• Welke leasecontracten lopen binnenkort af?
• Welke medewerkers rijden meer kilometers dan afgesproken?
• Welke voertuigen staan tijdelijk stil?
• Welke documenten of registraties ontbreken?

Bij projecten kunnen de vragen heel anders zijn:

• Welke projecten lopen achter op planning?
• Waar wachten medewerkers op goedkeuring?
• Welke documenten zijn nog niet aangeleverd?
• Welke locaties vragen op dit moment aandacht?
• Wie is verantwoordelijk voor de volgende stap?

Door te beginnen bij concrete vragen voorkom je dat je een omgeving bouwt met veel informatie waar uiteindelijk niemand iets mee doet. Alleen gegevens die bijdragen aan inzicht, uitvoering of besluitvorming verdienen een plek.

Bepaal waar de informatie vandaan komt

Zodra duidelijk is welke informatie nodig is, brengen we de databronnen in kaart.

Die bronnen kunnen heel verschillend zijn:

• een CRM- of ERP-systeem;
• HR- of planningssoftware;
• een boekhoudpakket;
• een wagenpark- of onderhoudssysteem;
• een projectmanagementomgeving;
• databases;
• spreadsheets;
• documenten;
• externe databronnen;
• of informatie die nog volledig handmatig wordt bijgehouden.

Vervolgens bepalen we per gegeven welke bron leidend is.

Dat is belangrijk wanneer dezelfde informatie op meerdere plekken voorkomt. Staat de officiële kilometerstand in de wagenparksoftware, een spreadsheet of de nieuwe cockpit? Waar wordt een adreswijziging verwerkt? En welk systeem bepaalt de actuele status van een project?

Je wilt voorkomen dat de cockpit een extra plek wordt waar informatie handmatig moet worden bijgehouden.

Het uitgangspunt is daarom dat gegevens waar mogelijk automatisch uit de juiste bron worden opgehaald. Wanneer iemand informatie vanuit de cockpit aanpast, moet duidelijk zijn waar deze wijziging wordt opgeslagen en welke andere systemen daarvan op de hoogte moeten worden gebracht.

Onder de motorkap vraagt dit om doordachte afspraken. Aan de voorkant moet het juist bijzonder eenvoudig werken.

Een betrouwbaar overzicht vraagt om betrouwbare data

Een digitale cockpit kan informatie overzichtelijk presenteren, maar maakt onjuiste gegevens niet vanzelf correct. Wanneer een voertuig in drie systemen onder een andere naam staat, moet eerst worden bepaald hoe deze gegevens aan elkaar worden gekoppeld. Hetzelfde geldt voor medewerkers, locaties, projecten of contracten.

Daarom kijken we ook naar de kwaliteit van de onderliggende informatie. Zijn gegevens volledig? Worden vaste schrijfwijzen en identificatienummers gebruikt? Wie is verantwoordelijk voor het actualiseren van informatie? En wat gebeurt er wanneer een bron tijdelijk niet beschikbaar is?

Soms blijkt tijdens zo’n traject dat niet alleen het overzicht ontbreekt, maar dat ook de manier waarop gegevens worden vastgelegd verbeterd moet worden. Dat is geen reden om het traject stil te leggen. Het is juist waardevolle informatie. Je voorkomt daarmee dat een fraai ontworpen cockpit een verzameling onbetrouwbare gegevens presenteert.

Niet iedereen hoeft alles te zien

Een centrale informatieomgeving bevat mogelijk bedrijfsgevoelige of persoonlijke gegevens. Denk aan contractbedragen, personeelsinformatie, voertuiggegevens, financiële prestaties of interne documenten.

Daarom moet vanaf het begin worden nagedacht over gebruikersrollen en toegangsrechten. Wie mag welke gegevens bekijken? Wie mag informatie aanpassen? Welke wijzigingen moeten eerst worden goedgekeurd? En moet later te achterhalen zijn wie iets heeft veranderd?

Afhankelijk van het vraagstuk kan de omgeving worden voorzien van:

• rollen en rechten;
• tweefactorauthenticatie;
• logging van wijzigingen;
• een goedkeuringsproces;
• beveiligde documentopslag;
• en automatische meldingen bij belangrijke acties.

Gebruiksgemak en beveiliging hoeven elkaar daarbij niet in de weg te zitten. Een goede applicatie toont iedere gebruiker vooral de informatie en acties die voor diens rol relevant zijn.

Begin klein en breid gericht uit

Het is meestal niet verstandig om direct alle data binnen de volledige organisatie samen te brengen. Zo’n ambitie wordt snel groot, duur en lastig te overzien. Begin liever met één duidelijk afgebakend vraagstuk. Bijvoorbeeld het wagenpark, projectenoverzicht, contractbeheer of de bedrijfsmiddelen van één afdeling. Bepaal welke gebruikers de omgeving nodig hebben en welke vijf tot tien vragen zij ermee moeten kunnen beantwoorden.

De eerste versie kan zich beperken tot:

• één of enkele databronnen;
• een helder totaaloverzicht;
• zoek- en filtermogelijkheden;
• detailpagina’s;
• en enkele belangrijke signaleringen.

Vervolgens kun je de cockpit gefaseerd uitbreiden. Denk aan aanvullende databronnen, beheermogelijkheden, documenten, workflows, mobiele toegang of koppelingen met andere onderdelen van de organisatie. Zo ontstaat stap voor stap een centrale digitale omgeving, zonder dat je vanaf dag één het volledige IT-landschap hoeft te vervangen.

Welke rol kan AI spelen?

Wanneer informatie goed gestructureerd en betrouwbaar beschikbaar is, kan AI een extra laag toevoegen.

Een gebruiker kan bijvoorbeeld in normale taal vragen:

• Welke voertuigen vragen de komende twee maanden aandacht?
• Welke contracten lopen dit kwartaal af?
• Welke projecten hebben de meeste openstaande acties?
• Waar ontbreken belangrijke documenten?
• Welke afwijkingen vallen op ten opzichte van vorige maand?

AI kan daarnaast helpen bij het samenvatten van informatie, herkennen van patronen of signaleren van uitzonderingen. Maar ook hier geldt: de kwaliteit van de uitkomst hangt af van de kwaliteit van de data.

AI boven op verspreide en tegenstrijdige informatie zorgt vooral dat je sneller een onbetrouwbaar antwoord ontvangt. Eerst moet de fundering kloppen. Daarna kan AI de cockpit slimmer en gebruiksvriendelijker maken.

Conclusie

Veel organisaties beschikken over meer dan genoeg data, maar missen een plek waar die informatie logisch samenkomt. Medewerkers moeten daardoor steeds opnieuw gegevens verzamelen uit systemen, spreadsheets en documenten. Dat kost tijd, vergroot de afhankelijkheid van specifieke collega’s en maakt het lastig om snel een betrouwbaar totaalbeeld te krijgen.

Een digitale cockpit brengt de relevante informatie samen in één gebruiksvriendelijke omgeving. De bestaande software hoeft daarvoor niet automatisch vervangen te worden. De cockpit kan als nieuwe laag over verschillende databronnen heen worden ontwikkeld.

Wanneer gebruikers vanuit de omgeving ook informatie moeten aanpassen, documenten beheren of acties uitvoeren, kan de cockpit doorgroeien tot een volledig portaal of een maatwerkapplicatie.

Het doel is niet om zoveel mogelijk data te tonen. Het doel is om medewerkers en management precies de informatie en mogelijkheden te geven die zij nodig hebben om hun werk beter uit te voeren.

Ik weet welke informatie ik wil zien, maar nog niet hoe ik die samenbreng

Misschien beschikt jouw organisatie over veel waardevolle gegevens, maar kost het iedere keer opnieuw tijd om er een bruikbaar overzicht van te maken. De informatie staat verspreid over bestaande software, spreadsheets, documenten en mailboxen. Je hebt wel een beeld van wat je wilt kunnen zien of beheren, maar nog niet van de technische oplossing die daarbij past.

Bij Webreact beginnen we bij de gebruiker en de informatiebehoefte. Welke vragen moet de omgeving beantwoorden? Welke acties moeten medewerkers kunnen uitvoeren? Waar staat de benodigde data en hoe betrouwbaar is deze?

Vervolgens ontwerpen en ontwikkelen we een digitale cockpit die aansluit op de dagelijkse praktijk. Dat kan een overzichtelijke rapportageomgeving zijn, maar ook een uitgebreid portaal waarin gebruikers informatie bekijken, wijzigen en beheren.

Daarbij ondersteunen we het volledige traject: van analyse en UX/UI-design tot technische architectuur, koppelingen, development, hosting en continue doorontwikkeling. Zo veranderen we losse databronnen in één digitale omgeving waar je daadwerkelijk op kunt vertrouwen.

Wil je onderzoeken hoe informatie binnen jouw organisatie slimmer kan worden samengebracht? Neem dan gerust contact met ons op via 0251 860 261 of mail naar [email protected].