Onze huidige software werkt omslachtig en voelt verouderd

Software die niet meegroeit met organisaties

Software hoeft niet kapot te zijn om een organisatie te belemmeren. Misschien worden er nog dagelijks orders mee verwerkt, klantgegevens in bijgehouden of interne aanvragen mee afgehandeld. Op papier doet het systeem dus wat het moet doen.

Toch ervaren medewerkers iets anders. Eenvoudige handelingen vragen veel klikken. Informatie staat verspreid over verschillende schermen. De interface sluit niet aan op de volgorde waarin werkzaamheden worden uitgevoerd. En zodra een proces verandert, blijkt de software nauwelijks mee te kunnen bewegen.

Het systeem is ooit ontwikkeld of ingericht voor de organisatie van toen. Ondertussen zijn diensten veranderd, teams gegroeid, verantwoordelijkheden verschoven en klantverwachtingen toegenomen. De organisatie heeft zich doorontwikkeld. De software niet.

Herken je deze situaties?

Een van de duidelijkste signalen is dat medewerkers veel meer stappen uitvoeren dan logisch voelt. Een klant opzoeken, een status wijzigen of een rapportage uitdraaien zou een eenvoudige handeling moeten zijn. Wanneer daarvoor verschillende menu’s, exports of controles nodig zijn, past de software waarschijnlijk niet goed meer bij het proces.

Ook workarounds zeggen veel. Medewerkers houden eigen Excel-lijsten bij, bewaren informatie in persoonlijke mailboxmappen of schrijven belangrijke gegevens op omdat ze het centrale systeem niet volledig vertrouwen. Dat zijn zelden officiële afspraken. Ze ontstaan omdat mensen een manier zoeken om hun werk toch efficiënt uit te voeren.

Andere herkenbare signalen zijn:

• nieuwe medewerkers hebben veel tijd nodig om het systeem te leren begrijpen;
• belangrijke informatie is moeilijk terug te vinden;
• dezelfde gegevens worden op meerdere plekken ingevoerd;
• rapportages moeten handmatig worden samengesteld;
• de software werkt slecht op moderne apparaten;
• kleine wijzigingen vragen direct om ondersteuning van een leverancier;
• gewenste uitbreidingen zijn duur, traag of technisch niet mogelijk.

Dat laatste is vooral vervelend wanneer de organisatie nieuwe plannen heeft. Een nieuw product, een andere werkwijze of een extra klantgroep vraagt dan niet alleen om een organisatorische aanpassing, maar ook om een langdurig softwaretraject.

De software ondersteunt de ontwikkeling van de organisatie niet meer. Ze remt die juist af.

Omslachtige software kost meer dan alleen tijd

De directe impact is eenvoudig zichtbaar: medewerkers besteden meer tijd aan dezelfde werkzaamheden. De indirecte gevolgen zijn vaak groter.

Handmatige invoer verhoogt de kans op fouten. Informatie wordt anders geïnterpreteerd of op de verkeerde plek opgeslagen. Medewerkers verliezen vertrouwen in het systeem en gaan steeds meer buiten de software om werken.

Daardoor ontstaat een vicieuze cirkel.

Hoe minder de software wordt vertrouwd, hoe meer losse lijstjes en alternatieve werkwijzen ontstaan. Hoe meer informatie buiten het systeem wordt bijgehouden, hoe minder volledig en betrouwbaar het centrale systeem wordt.

Ook de afhankelijkheid van specifieke medewerkers neemt toe. Eén collega weet precies welke omweg nodig is of waar bepaalde informatie staat. Wanneer deze persoon afwezig is, stokt het proces.

Voor marketingmanagers en directieleden heeft dit bovendien impact op besluitvorming. Wanneer rapportages niet eenvoudig beschikbaar zijn of gegevens onvolledig worden vastgelegd, wordt het moeilijker om prestaties te analyseren en gericht bij te sturen.

Begin niet direct met een nieuw softwarepakket

De verleiding is groot om direct naar een vervanger te zoeken.

Er worden demo’s ingepland, leveranciers vergeleken en uitgebreide wensenlijsten opgesteld. Maar wanneer de werkelijke oorzaken niet duidelijk zijn, bestaat het risico dat je dezelfde problemen opnieuw bouwt in een moderner jasje.

Begin daarom bij het werk dat medewerkers proberen uit te voeren. Welke taken komen dagelijks terug? Welke informatie hebben zij nodig? Waar lopen zij vast? Welke stappen voegen daadwerkelijk waarde toe en welke stappen bestaan alleen doordat het huidige systeem zo is ingericht?

Maak daarbij onderscheid tussen vier mogelijke oorzaken:

• Het proces is onlogisch.
  Nieuwe software maakt een onlogisch proces niet automatisch beter.
• De software is verkeerd ingericht.
  De benodigde mogelijkheden bestaan misschien al, maar sluiten niet goed aan op de gebruikers.
• De gebruikservaring is verouderd.
  De technische fundering kan nog bruikbaar zijn, terwijl de interface het werk onnodig ingewikkeld maakt.
• De techniek vormt de beperking.
  Uitbreidingen zijn nauwelijks mogelijk, ondersteuning loopt af of het systeem vormt een risico voor veiligheid en continuïteit.

Pas wanneer je weet welke combinatie van oorzaken speelt, kun je een verstandige keuze maken.

Software moet aansluiten op rollen en werkzaamheden

Een applicatie wordt gebruiksvriendelijk wanneer medewerkers voornamelijk zien wat zij nodig hebben. Een marketeer heeft andere informatie en acties nodig dan een financieel medewerker. Een servicemedewerker werkt anders dan een manager die vooral overzicht en rapportages nodig heeft.

Toch krijgen gebruikers binnen oudere systemen vaak dezelfde schermen, menu’s en mogelijkheden te zien. Daardoor ontstaat een overdaad aan informatie en functies.

Bij het vernieuwen van software kijken we daarom niet alleen naar functionaliteiten, maar ook naar rollen en werkstromen. Welke taak probeert iemand uit te voeren? Welke informatie is daarbij nodig? Welke vervolgstap is logisch? En welke uitzonderingen kunnen voorkomen?

Op basis daarvan kun je een omgeving ontwerpen die aansluit op de praktijk in plaats van op de technische structuur onder de motorkap.

Kies voor een gefaseerde aanpak

Een volledige vervanging van bedrijfskritische software kan ingrijpend zijn. Medewerkers moeten worden opgeleid, gegevens moeten worden gemigreerd en bestaande processen moeten blijven functioneren. Een alles-of-niets-project brengt daardoor veel risico met zich mee.

In veel situaties is een gefaseerde aanpak verstandiger. Begin bijvoorbeeld met het onderdeel waar medewerkers dagelijks de meeste hinder van ervaren. Ontwikkel een nieuwe interface voor één proces, vervang een specifieke module of bouw een portaal dat informatie uit de bestaande software gebruiksvriendelijk ontsluit. Zo kan de oude applicatie voorlopig blijven draaien, terwijl de meest waardevolle onderdelen stap voor stap worden gemoderniseerd.

Deze aanpak biedt ruimte om:

• aannames in de praktijk te testen;
• medewerkers vroeg te betrekken;
• investeringen te verspreiden;
• risico’s te beperken;
• en nieuwe inzichten mee te nemen in volgende fases.

De techniek verandert dan gecontroleerd mee met de organisatie.

Conclusie

Software die omslachtig en verouderd voelt, hoeft niet per definitie volledig vervangen te worden. De eerste stap is vaststellen waar de werkelijke beperking zit. Is het proces onlogisch? Is het systeem verkeerd ingericht? Is vooral de gebruikerservaring achterhaald? Of vormt de technische fundering inmiddels een risico?

Door mee te kijken met medewerkers en hun belangrijkste werkzaamheden te analyseren, ontstaat een veel scherper beeld van wat er nodig is. Soms is beter inrichten voldoende. Soms kan een nieuwe interface of aanvullende module veel frustratie wegnemen. En in andere situaties is gefaseerde modernisering of volledige vervanging de verstandigste route.

Het doel is niet om de nieuwste software te hebben. Het doel is om software te gebruiken die medewerkers ondersteunt, informatie betrouwbaar vastlegt en de organisatie ruimte geeft om verder te groeien.

Ik wil weten wat de verstandigste vervolgstap is

Misschien merk je dat medewerkers steeds meer tijd verliezen in de huidige software. Of dat iedere gewenste aanpassing direct leidt tot een ingewikkeld en kostbaar traject.

Bij Webreact beginnen we niet direct met nieuwbouw. We kijken mee met de mensen die dagelijks met de software werken, brengen de belangrijkste knelpunten in kaart en onderzoeken de technische mogelijkheden van het huidige systeem.

Daarna adviseren we over een passende route. Dat kan beter inrichten, een nieuwe gebruiksvriendelijke omgeving, gefaseerde modernisering, een koppeling met andere software of een volledig nieuwe maatwerkapplicatie zijn. Zo voorkomen we dat je opnieuw investeert in software die uiteindelijk niet aansluit op de praktijk.

Wil je van gedachten wisselen over jullie huidige applicatie? Neem dan gerust contact met ons op via 0251 860 261 of mail naar [email protected].